こんにちは！株式会社ジャパン・エンダストリアルのインターン生の孫千尋です。

今週は主にシステム開発の設計に携わりました。その中でも大きく分けて２つの業務に取り組みました。

１つ目は、データ設計です。

２つ目は、画面のUI設計です。

今週の業務内容

データ設計と在庫管理の整理

現状の業務プロセスにおいて、データがまとまっていなかったり、間違ったデータがあり、在庫システム上の在庫数と実際の在庫数が合わなかったという課題があったため、Share Pointを用いた義務効率化のデータ基盤の設計に携わりました。

製品の構成表、受注一覧などのデータをExcel上で設計しました。その中でも、従来、各親製品ごとに個別のExcelファイルでバラバラに管理されていたデータを1つのマスタに統合しました。「親製品」を一つのカラム（列）として定義し、それに対応する「部品」のデータを正確に対照できるよう、データ間の関連をExcel上で設計しました。これにより、データの重複や表記揺れを防ぐ土台を作りました。これらを活かし、SharePointでデータをまとめる設計の仕方なども学びました。

初めは、在庫データを正しく入力するルールを徹底すれば解決できるのでは無いかと考えていましたが、いざ現場へ訪問し、限りなく多いデータに触れ、その中でも各製品に多くの子部品を使っていることを知り、人の手作業ではなかなか解決できない構造だと気づきました。データ構造そのものを整理し、綺麗に設計し直すことの重要性に気づきました。苦労した点としては、どのように多くのカテゴリーを一つにまとめ、在庫だけではなく、受注の受け入れや出荷後の在庫の取引など多くの在庫の移動も考えていくことでした。長期的、また、莫大なデータにも使える様にしていくことが課題だと思いました。

在庫管理アプリの画面設計とUIの活用

製造現場における在庫の見えるかを達成するため、現状の義務フローのボトルネックや現状を整理し、リアルタイムでの在庫連動、また、現場での受注や入出庫を更新するシステムの提案のUIによるデータベースの設計を行いました。

使用したデータは入荷、受注、製品マスタデータです。PowerPointを活用し、顧客が見やすいように図などで在庫管理の一通りのフローを表していきました。中でも特に力を入れた点は業務フローの可視化とUIの設計です。導入前の事務所への移動や紙の使用から導入後のQRコードやタブレットを活用する変化を目で見てわかりやすい様にまとめました。また、UIの設計では現場作業者のための入荷登録、在庫一覧、資材利用、棚卸登録をタブレット上、事務スタッフのPCでの操作を分けて設計しました。また、実際の在庫管理アプリのフローをわかりやすく画面遷移図により可視化しました。在庫のズレは現場と事務所での移動や保管場所の違いによって起こるものだと仮説を出し、データ引き落としのタイミングを２つに分けて理論値と実際の値に分けて設計しました。

今回の取り組みにおける最大の気づきは、Power AppsとSharePointを活用することで、現場のニーズに即した「在庫の見える化」アプリを柔軟に構築できることです。その一方、課題は単にシステムを入れることではなく、いかにしてリアルタイムで正確な一次データを入力してもらうかという点にあると思いました。そのためQRコードによる資材読み取りなど、現場のオペレーションを第一に考えて設計することこそが、システムを現場に定着させる鍵であると気づきました。

学んだこと・気づいたこと（まとめ）

新しく理解したこと 　

在庫管理は単に「出荷後に結果を入力する」だけでは不十分であり、ビジネスのフェーズ（受注・作業・棚卸し）に合わせてデータを有機的に連動させる必要があると分かりました。「受注時点での理論在庫の引き落とし（タイミング1）」による欠品防止やキッティングの最適化、現場での「実数在庫の減算（タイミング2）」、そして「棚卸しによる過不足の自動差異調整（タイミング3）」という、3段階の引き落としタイミングとそれを支えるリレーショナルなデータベース（品名マスタ、持出・棚卸記録など）を構築して初めて、データが「経営判断」や「現場のボトルネック改善」に活用できる生きた情報へと昇華することを深く理解しました。

今後にどう活かすか

今後、別の業務プロセス（例：調達、生産管理、物流、あるいはマーケティングや顧客管理など）の効率化やシステム提案に携わる際にも、単に「結果を入力する箱」を作るのではなく、「ビジネスのフェーズ（起点・中間・終点）に応じたデータ引き落とし・連動タイミングの最適化」というアプローチをそのまま適用します。

どの業務であっても「現場の作業動線（どこで一次データが生まれるか）」と「経営・管理側が欲しいデータのタイミング」のギャップに着目し、データの「多段階連動」を軸にしたリレーショナルなシステム設計を主導します。