第8回コラム「システム導入をする前に、考えておきたい大切なこと」

こんにちは!杉山です。

最近、スノーピークという会社に関心を持ち始めています。キャンプにほとんど行ったことないですし、まだ商品を購入したことがないのですが、書籍や映像をみて、大切にされている考え方に共感しました。いつかスノーピーク製品でわいわいアウトドア生活を送りたいと考えています。

今回は、生産性を効率化させるプロジェクトの中で大切だと思ったことをシェアさせていただきます。

問題は、システム導入では解決しない

弊社ではお客様先に訪問し、インタビューやファシリテーションを通じて業務プロセスの可視化(標準化とは異なります。整理をするようなイメージです)をして、その可視化した情報をもとに改善できる工程とその方法を経営層や社員とディスカッションしながら進めています。もともとはひとつの工程の一部にロボットを入れるためにどうすればいいのかというところから始まり、製造工程前後に広がってきました。そして、現在では、さらに生産計画や営業が受注をするところまでの工程を可視化し、より生産性を高めるようにするサポートをしています。

システムを導入する前に、プロセスの可視化を行う

多くのお客様の問題は、実はシステムを活用できていないことではなく、現状のプロセスが整理されていないことに起因しています。特に歴史のある会社では、既に担当者が辞めてしまっていて、なぜそのようなルールで運用されているのかがわからなかったり、ひとつのシステムをいじると前後に影響があったりする不安から、どうしてもプロセスを整理することは後回しになってしまいます。

しかし、現状のプロセスが整理されていないと、パッケージ化されたシステムに、自分たちのプロセスを当てはめていくことになります。パッケージ化されたシステムは、共通化されているだろうと予測されているもの、もしくは他社実績をもとに提供者側がモジュール化することで、開発の効率をあげて提供しているものです。そうすると思ったようにシステムが活用されず、現場スタッフが使うことをやめてしまい、結局今回もだめだった、自分たちにはシステム化は早かったのだという結論になってしまいます。世の中には、多くの解決策がありますし、さまざまなベンダーが営業をしてきます。それらの解決策を活かすためにも、自社のプロセスを整理することをおすすめしています。(というよりも必須です)決してベンダーや世の中のシステムを否定しているのではなく、パッケージ化されたシステムの背景を知り、上手く活用していくことをサポートするためにこのような表現をしています。

改善策の立案は社員スタッフを巻き込みながら行う

こういったプロジェクトは何から始めるべきなのでしょうか。それは、まずはたたきとなるモノを用意して、社員を巻き込みながら進めていくことです。過去のやり方ではなく、現状スタッフがどのようにやっているのかを、社員がいるなかで行うことが大切です。ものづくりは、良い意味で分業になり、生産効率を高めようとする組織構造になっていますが、全体の最適化をするのであれば、一度、現状の認識を揃えることから始まります。またお客様先であることですが、自分たちの意見を出す場と、その意見をもとに会社が変わっていく感覚を持っていただくことは大切です。そのために、外部からのコンサルテーションで解決していくよりも、地道に社員の納得感を醸成しながら、改善を進めていくことがおすすめです。実際に会社の雰囲気が変わっていくシーンに私も立ち会わせていただくこともあります。

弊社はインタビューを通じて、プロセスを可視化し、グループのファシリテーションなども行いながら、会社の生産効率を高める支援をしています。もしこのような取組みを始めてみたいという方はぜひお問い合わせください。

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