A社のデータベース設計とリスト化

こんにちは！
iUから実習に参加している後藤麗奈です。

今週は大きくわけて２つの業務に取り組みました。 1つ目は、A社に赴いて、その企業がどのような事業を行っているのか、また今後の改善点についてヒアリングを行うことです。
2つ目は、その改善に向けた業務効率化システムの設計です。

今週の業務内容

◆1つ目の業務について

A社訪問

A社を訪問し、実際の業務内容や部品管理方法、DXへの取り組みについてヒアリングを行いました。

A社では多くの部品を取り扱っていますが、現在でも部品管理の多くが紙への手書きで行われています。そのため、文字が読みにくかったり、数量や部品名の記入ミスが発生したりすることがあり、特に似た部品が多いことから、取り違えなどのヒューマンエラーが発生しやすい状況であることが分かりました。

現在はDXの一環としてタブレットを導入しているものの、紙の内容をタブレットへ手入力しているだけであり、入力ミスが起きる可能性は残っています。最初に入力した内容自体が間違っていると、デジタル化しても正しいデータにならないため、紙をタブレットへ置き換えただけでは十分なDXとは言えない、という課題を抱えています。

この課題への対策として、部品一つひとつにQRコードを貼り付け、入庫や出庫時に読み取る仕組みを導入すれば、部品の取り違えや入力ミスを減らせるのではないか、という意見も社内で出ました。

また、大企業のように工場内へモニターを設置し、「今日の目標」や「今月の目標」、進捗状況などをリアルタイムで表示・共有できるシステムを導入したいという要望もありました。しかし、これには設備投資のコストがネックとなっており、実際の現場に即した現実的な導入方法が求められています。

今回のヒアリングを通して、業務スピードを向上させることで利益向上につながる一方、そのためにはヒューマンエラーを減らすデジタル化が必要であり、その「コストとのバランス」に悩んでいることこそが、A社の本質的な課題であると感じました。

◆２つ目の業務について

データベース設計とリスト作成

ヒアリング内容を基に、SharePointとPower Appsで使用することを想定したデータベース設計を行いました。

Excelを使用し、備品マスター、在庫マスター、入庫マスター、棚卸マスターについて、必要な列やデータ型、英字名などを検討しました。

設計では、それぞれの項目について「なぜ必要なのか」「どのような場面で利用するのか」を整理しながら進めました。また、どの列を各マスターへ配置するべきかについて意見を出し合い、似たような項目を複数のマスターへ持たせるのではなく、部品IDなどを参照（LookUp）することでデータを一元管理できるようにするなど、情報の重複を防ぐ設計について話し合いました。

さらに、必要な情報と不要な情報を整理し、本当に必要な項目だけを残すよう情報を絞り込みながらデータベースを設計しました。

学んだこと・気づいたこと（まとめ）

新しく理解したこと

今回の実習を通して、DXとは単に紙をデジタルへ置き換えることではなく、業務全体の流れを見直し、ヒューマンエラーを減らして業務効率を向上させる仕組みを構築することであると学びました。

また、データベース設計では、必要な列を適切に配置することや、同じ情報を複数のマスターへ登録するのではなく参照（LookUp）を利用して管理することで、入力ミスやデータの重複を防げることを理解しました。

今後にどう活かすか

今後は、企業ごとの課題を正しく分析し、コスト面も考慮しながら最適なDXの方法を提案できるようになりたいと考えています。

また、Power AppsやSharePointを活用した業務改善だけでなく、QRコード管理やリアルタイムの進捗表示など、ヒューマンエラーを減らし、業務効率を高められる仕組みについても知識を深め、実際のシステム設計や提案に活かしていきたいです。