【概要】

今回は、Power Automateを活用し、在庫があらかじめ設定したしきい値を下回った際にMicrosoft Teamsへ自動通知する仕組みを構築した開発実績のご紹介です。在庫確認の抜け漏れや担当者依存を減らし、日常業務の中で自然に在庫状況を把握できる体制づくりを支援しました。

【背景】

クライアントでは複数の商品・資材を扱っており、在庫管理は重要な業務でありながら、担当者が手動で残数を確認し、必要に応じて共有する運用となっていました。そのため、他業務に追われて在庫確認が後回しになることや、共有のタイミングが遅れることがありました。欠品リスクを抑えつつ、担当者の負荷を増やさない在庫管理の仕組みづくりが背景にありました。

【課題】

従来の運用では、
・在庫状況の確認が「担当者が思い出したタイミング」に依存していること
・在庫がしきい値を下回っても、すぐにチーム全体へ情報が共有されないこと
・Excelや在庫台帳を開かない限り異常に気づけないこと
といった課題がありました。これにより、欠品や過剰在庫の兆候を早期に把握することが難しく、在庫管理の「見える化」と「自動通知」が求められていました。

【支援内容】

今回の支援では、Power Automateを用いて、在庫データを定期的にチェックし、設定したしきい値を下回ったタイミングでMicrosoft Teamsに自動通知するワークフローを構築しました。
具体的には、在庫情報を管理しているデータソース（例：一覧表やデータベース）をトリガーとし、条件分岐で「しきい値未満」のレコードを抽出。該当する在庫が見つかった場合、Teamsの指定チャンネルへ「品目名・現在庫数・対応の必要性」を含むメッセージを投稿するフローとしました。これにより、担当者が日々確認しているTeams上で在庫アラートを受け取れるため、別のシステムにログインする手間を抑えつつ、在庫管理の自動化・効率化を実現しています。

【今後の展開】

今後は、通知内容に発注リンクや関連ドキュメントへのURLを付与することで、そのまま発注手続きや社内申請に進めるような拡張も想定しています。また、しきい値の見直しや、重要度に応じた通知レベル（通常通知／緊急通知）の出し分けを行うことで、より実務にフィットした在庫管理ワークフローへの発展が期待できます。将来的には、Power BIなどと連携した在庫の可視化・分析基盤への展開も視野に入ります。

【おわりに】

本案件では、Power AutomateとTeamsを組み合わせることで、既存の在庫管理業務に大きな変更を加えることなく、「しきい値を下回ったら自動で知らせる」というシンプルかつ効果的な仕組みを実現しました。日々の業務の中で自然に在庫状況を共有できるようになり、担当者の心理的・作業的な負担軽減と、欠品リスクの低減に寄与する仕組みとなっています。