とても便利なグループウェアを有効活用する

  • 人手不足で困っている
  • 社内にIT導入できる人材がいない。採用も難しい。
  • デジタル化を進めたいが何から始めたらよいかわからない
  • これまでシステム導入に失敗した経験がある

上記のようなお困りごとがあるのであれば、ひとつの解決策としてグループウェアを活用することをおすすめします。

グループウェアとは

MicrosoftやGoogleが提供するサービスです。MicrosoftはOffice365、GoogleはGoogleWorkspaceという名称で提供されています。機能としては、「スケジュール管理」や「設備予約」、「ファイルの保存・共有」、「セキュリティの強化」が実現できます。これらの機能を簡単に活用することができます。

カレンダーやコミュニケーションアプリ、クラウドサーバなどさまざまなツールが存在しますが、これらの機能をまとめて使用することができます。

グループウェア内には、さまざまなアプリケーションが用意されています。自分たちが使用したいアプリを選択し、活用することができます。いきなり大型のシステム投資をするのではなく、小さくはじめていくのであれば、グループウェア内のアプリで十分です。

加工機に置き換えても同じことが言えると思います。いきなり計画もないまま専用機を入れるのはリスクです。それと同じようにシステムも専用システムから入れるのではなく、ある程度その仕組みや使い勝手を理解したうえで、投資判断することが大切です。その専用システムを選定する手前に、グループウェアのようなツールを使うと良いでしょう。

導入コスト

グループウェアの費用は1名あたり月額1,500円程度です。必要な人数を掛け合わせることでおおよその金額は算出されます。あとは各社の方針により手配の数は異なりますが、パソコンやスマホなどのハードの費用が発生します。

グループウェアはクラウド上で提供されるため、サーバを手配し、管理するコストが削減されます。多くの企業はこれまで自前でサーバを管理していましたが、購入からメンテナンスまで含めて全体のコストを鑑みると、グループウェアにしてしまった方が安価になります。

グループウェアを導入するメリット

「オンプレミス」と呼ばれる買い切りの購入方法に慣れている企業にとって、「サブスクリプション」という月額利用はなかなか手を出しづらいのではないでしょうか。下記のようなメリットを踏まえて検討することをおすすめします。

  • 自社でシステム活用を小さく始めることができる
  • サーバの運用コストが不要になる
  • カレンダーアプリやコミュニケーションアプリを統合できる(コスト削減)
  • MicrosoftやGoogleなどの企業が開発した製品を最新の状態で使用できる

さいごに

自社でソフトウェアエンジニアを採用せずに業務に集中することができるということは大きなメリットです。実際の使い方は、思考錯誤しながら最適化していくことになります。高い精度が求められるものづくり文化と思考錯誤を是とするソフトウェアの思想は、違いを理解し、意識的に使い分けることが必要になります。グループウェアは便利ですが、それを活用するのは人です。メリットが多いツールですが、グループウェアの導入を決定した後のプロセスが重要になります。決してIT担当だけではなく、経営陣が意思を持って導入していくことをおすすめします。

弊社では、会社への浸透も含めたサポートをしていますので、ぜひご相談ください。

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